Jouw personeelsadministratie uitbesteden, hoe doe je dat? (2024)

Wat is een payrollconstructie?

Een payrollconstructie biedt werkgevers de mogelijkheid om de salarisadministratie en bijkomende werkgeversrisico's grotendeels uit te besteden aan een externe partij. In deze constructie fungeert de externe partij als formeel werkgever van de medewerker. Het payrollbedrijf neemt daarbij verschillende risico's over, waaronder:

• Salarisuitbetaling
• Loonadministratie
• Verzuim
• Jaaropgaven
• Loonheffingen

Via een payrollconstructie kunnen werkgevers zich concentreren op andere belangrijke kerntaken, terwijl de gespecialiseerde partij zich richt op de loonadministratie van het gehele personeelsbestand.

Payrollconstructie voor werkgevers stap voor stap uitgelegd

Als een werkgever gaat werken met een payrollconstructie verloopt dat als volgt:

• Stap 1
  De werkgever is verantwoordelijk voor het werving- en selectieproces, om de juiste medewerker aan te nemen.

• Stap 2
  De werkgever maakt afspraken met de medewerker over de werkzaamheden en het salaris.

• Stap 3
  De werkgever maakt afspraken met het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf zorgt vervolgens voor het juiste contract, op basis van de wensen van de werkgever. Daarmee is de payrollconstructie gecreëerd.

• Stap 4
  De werkgever geeft aan het payrollbedrijf door hoeveel uren de medewerker heeft gewerkt en tegen welk uurloon. Dit gebeurt meestal via een online portaal van het payrollbedrijf. Een aantal payrollbedrijven biedt werkgevers tevens de mogelijkheid hun urenregistratiesysteem te koppelen aan het online portaal, zodat het doorgeven van de gewerkte uren grotendeels geautomatiseerd verloopt.

• Stap 5
  Het payrollbedrijf verzorgt de loonadministratie op basis van geldende wet- en regelgeving, inclusief salarisbetalingen en bijbehorende loonstroken. Deze en de persoonlijke gegevens zijn door de medewerker in te zien via een digitaal portaal of app.

• Stap 6
  De ondernemer ontvangt een factuur voor de gewerkte uren inclusief verplichte afdrachten en een vergoeding voor de geleverde payrollservices.

• Stap 7
  Bij ziekte of vragen over wet- en regelgeving, vakantiedagen, vakantiegeld, pensioen, loonstroken et cetera, kunnen zowel medewerkers als werkgevers terecht bij het payrollbedrijf. Eén van de vele voordelen van werkgeverschap via een payrollconstructie.
  

Wat verandert er als je gebruik maakt van een payrollconstructie?

In de praktijk verandert er weinig wanneer werkgevers gebruik maken van een payrollconstructie. Zij blijven medewerkers aansturen voor de dagelijkse werkzaamheden. Het payrollbedrijf neemt wel de juridische verplichtingen van de werkgever over, waaronderopstellen van contracten en salarisuitbetalingen.De werkgever blijft verantwoordelijk voor het werven en selecteren van personeel.

Waarom maken ondernemers gebruik van een payrollconstructie?

Ondernemers maken gebruik van een payrollconstructie vanwege het gemak en als verzekering tegen een aantal werkgeversrisico's. Het belangrijkste voordeel is dat ondernemers meer tijd beschikbaar hebben om te besteden aan hun personeel en de groei van het bedrijf, in plaats van het beheren van een complexe personeelsadministratie. Een ander veelgenoemd voordeel is dat zij minder risico lopen bij o.a. ziekteverzuim.

Wat houdt werken via een payrollconstructie in?

Of medewerkers direct in dienst zijn of via een payrollconstructie werken, daarvan ervaren ze in de praktijk weinig verschil. Bij dagelijkse werkzaamheden worden ze nog steeds aangestuurd door de direct leidinggevende. Het meest merkbare verschil is dat ze uitbetaald worden door het payrollbedrijf en bij eventuele vragen over hun salaris, maar ook in het geval van ziekte, contact opnemen met het payrollbedrijf.

Wat zijn de voor- en nadelen van een payrollconstructie?

De voordelen van een payrollconstructie voor werkgevers zijn:

• Verminderen van werkgeverrisico's door het verleggen van het juridisch werkgeverschap;
• Tijdbesparing door het uitbesteden van de personeelsadministratie;
• Toegang tot een deskundige helpdesk;
• Persoonlijk online portaal met alle personeelsgegevens op een rij;
• Duidelijk inzicht in alle personeelskosten dankzij een vaste payrollprijs, waardoor ondernemers niet voor verrassingen komen te staan.

De kosten van payroll kunnen een nadeel zijn voor werkgevers. De werkgever betaalt een vergoeding per uur, waardoor de directe loonkosten hoger zijn in vergelijking tot de directe kosten van personeel in eigen beheer. Daarentegen bespaart de werkgever aanzienlijk veel tijd en daarmee geld, doordat hij de administratie zelf niet meer hoeft te doen.

De voordelen van een payrollconstructie voor werknemers zijn:

• Een snelle en correcte salarisuitbetaling waarbij medewerkers zelf de betaalfrequentie kunnen kiezen;
• Arbeidsvoorwaarden die minstens zo goed zijn als die van medewerkers in reguliere dienst;
• Toegang tot een deskundige helpdesk;
• Persoonlijk online portaal met alle contract- en salarisgegevens op een rij;
• Meer zekerheid dankzij doorbetaling bij ziekte en faillissem*nt.

Voor werknemers zijn er eigenlijk geen nadelen verbonden aan het werken via een payrollconstructie. Ze genieten dezelfde rechten als medewerkers in directe dienst. Payrollbedrijven bieden zelfs leuke extra's.

Wat is het verschil tussen een payrollconstructie en uitzenden?

Uitzendbureaus zijn verantwoordelijk voor de werving en selectie van personeel voor opdrachtgevers. In een payrollconstructie voert de werkgever deze taken zelf uit. Bovendien wordt bij een uitzendconstructie vaak gebruikgemaakt van tijdelijke inleen met uitzendcontracten. In een payrollconstructie ontvangen medewerkers "reguliere" contracten, waarbij zij recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die direct in dienst zijn bij de werkgever. Dit is niet het geval bij uitzendwerk.

De kosten van werken met een payrollconstructie

Wil je werken via een payrollconstructie? Dan betaal je een kleine vergoeding boven op het uurloon om gebruik te kunnen maken van de diensten en services die aangeboden worden door het payrollbedrijf.

Benieuwd naar jouw tarief? Bereken het nu via de payrollcalculator en krijg direct inzicht in de mogelijke kosten.